Como crear reglas de categorizacion propias en ExtractPro (guia 2026)

Las 30 reglas automaticas de ExtractPro cubren entre el 60 y el 75% de los movimientos tipicos. Para llegar al 85-95%, necesitas agregar tus propias reglas para los proveedores, clientes y conceptos especificos de cada empresa. En esta guia te mostramos como hacerlo en 5 minutos.

Que necesitas antes de empezar

• •Plan Individual (hasta 20 reglas) o Estudio (hasta 50 reglas) en ExtractPro
• •Un extracto de tu cliente cargado o descargado del homebanking
• •Saber aproximadamente como se llama el proveedor o cliente en el extracto (no el nombre legal — el texto que aparece en la descripcion del banco)

Los 3 componentes de una regla

Cada regla tiene tres campos:

1. 1.Patron — el texto a buscar en la descripcion del movimiento (ej: "FERRETERIA RODRIGUEZ")
2. 2.Tipo de match — como comparar el patron con la descripcion
3. 3.Categoria — el nombre de la cuenta contable o categoria a asignar (ej: "Compras de mercaderia")

Opcionalmente podes agregar un codigo contable (ej: 5.2.03) para que aparezca en el Excel exportado junto a la categoria.

Los 3 tipos de match

Contiene (el mas usado)

La descripcion del movimiento contiene el patron en cualquier posicion.

Ejemplo: patron "MERCADOLIBRE" matchea "COBRO MERCADOLIBRE S.A. REF 4567890" y tambien "TRANSFERENCIA RECIBIDA DE MERCADOLIBRE ARG".

Usar para: proveedores con nombre variable en el extracto, plataformas digitales, conceptos que aparecen en distintas posiciones.

Empieza con

La descripcion del movimiento comienza exactamente con el patron.

Ejemplo: patron "ALQUILER LOCAL" matchea "ALQUILER LOCAL COMERCIAL MAYO 2026" pero NO matchea "PAGO ALQUILER LOCAL".

Usar para: conceptos que tu cliente siempre carga con el mismo prefijo, o cuando "contiene" genera falsos positivos.

Exacto

La descripcion del movimiento es identica al patron (sin distinguir mayusculas).

Usar solo cuando la descripcion es siempre identica, sin variacion. Poco frecuente en bancos argentinos que suelen agregar numeros de referencia.

Ejemplos reales por tipo de empresa

E-commerce / Mercado Libre seller

• •Patron: MERCADOLIBRE | Tipo: contiene | Categoria: Ventas Mercado Libre | Codigo: 4.1.01
• •Patron: SHOPIFY | Tipo: contiene | Categoria: Ventas Online | Codigo: 4.1.01
• •Patron: ANDREANI | Tipo: contiene | Categoria: Logistica y Envios | Codigo: 5.2.01
• •Patron: OCA | Tipo: contiene | Categoria: Logistica y Envios | Codigo: 5.2.01

PyME de servicios profesionales

• •Patron: CLIENTE EMPRESA ABC | Tipo: contiene | Categoria: Honorarios Cobrados | Codigo: 4.1.02
• •Patron: ALQUILER OFICINA | Tipo: contiene | Categoria: Alquiler Oficina | Codigo: 5.1.04
• •Patron: HOSTING | Tipo: contiene | Categoria: Servicios Informaticos | Codigo: 5.2.03
• •Patron: ZOOM | Tipo: contiene | Categoria: Software y Servicios | Codigo: 5.2.03

Empresa con empleados

• •Patron: GONZALEZ JUAN | Tipo: contiene | Categoria: Sueldos y Jornales | Codigo: 5.1.01
• •Patron: ART ASOCIART | Tipo: contiene | Categoria: Cargas Sociales | Codigo: 5.1.02
• •Patron: CONSULTA MEDICA | Tipo: contiene | Categoria: Gastos de Salud | Codigo: 5.1.09

Errores comunes a evitar

• •Patron demasiado corto: "PAGO" matchea practicamente todo. Usar patrones de al menos 5-6 caracteres.
• •Duplicar reglas automaticas: MERCADOPAGO ya esta cubierto por el sistema. No necesitas crearlo de nuevo.
• •Patron demasiado especifico con numeros de referencia: "COBRO MERCADOPAGO REF 123456" no va a matchear la proxima vez que el numero cambie. Usar solo "MERCADOPAGO".
• •Categorias inconsistentes: si un mes usas "Honorarios" y otro "Honorarios Prof.", el reporte de categorias va a quedar dividido. Elegir un nombre y mantenerlo.

Cuantas reglas necesitas

Para una PyME tipica con 20-30 movimientos distintos por mes, con 10-15 reglas bien elegidas cubris el 85-90% automaticamente. La estrategia recomendada:

1. 1.Toma el extracto del mes anterior de tu cliente
2. 2.Identifica los movimientos que quedaron como "Sin categorizar" despues de las 30 reglas automaticas
3. 3.Agrupa los que se repiten (mismo proveedor, mismo concepto)
4. 4.Crea una regla para cada grupo
5. 5.En el proximo mes, el porcentaje de categorizacion automatica sube notablemente

Con el tiempo, tus reglas se acumulan y los extractos llegan casi completamente categorizados. El tiempo de revision baja a 10-15 minutos por extracto.

Prioridad entre reglas

Tus reglas personalizadas siempre tienen prioridad sobre las 30 reglas automaticas. Si creas una regla para "MERCADOPAGO" con categoria "Ventas Mercado Pago", esa va a ganar sobre la regla automatica de "Cobranzas". Esto te permite personalizar cualquier categoria del sistema.

Entre tus propias reglas, podes definir el orden de prioridad en la pantalla de reglas. Las reglas mas especificas conviene ponerlas antes que las genericas.