Importar el estado de cuenta en Alegra y en QuickBooks
Alegra pide su propia plantilla en .xlsx; QuickBooks, un CSV de tres o cuatro columnas con encabezados exactos. Lo que fija la ayuda oficial de cada uno.
Antes de elegir en qué formato convertir un estado de cuenta conviene saber qué acepta el sistema que lo va a recibir. Alegra y QuickBooks piden cosas distintas, y las dos exigencias están escritas en sus ayudas oficiales: uno pide su propia plantilla de Excel, el otro un CSV con columnas contadas.
Alegra: la plantilla del sistema, en formato .xlsx
La ayuda de Alegra para Costa Rica describe el recorrido completo: «Vaya a Bancos > Bancos y cajas > Identifique el banco que va a conciliar > Ver detalle.» → «Haga clic en Conciliar > Desde un archivo o imagen > Descargue la plantilla.» → «Suba la plantilla con los datos ya completados.» → «Ingrese el saldo del extracto > Procesar transacciones > Continuar.» — Fuente: Alegra, "Concilie sus bancos a partir de un archivo de Excel en formato .xlsx", ayuda.alegra.com, consultada el 24/09/2026.
La misma página es terminante con el archivo: «Use siempre la plantilla que le proporciona Alegra. No modifique la estructura de columnas ni el formato del archivo». El formato aceptado es .xlsx, y el ciclo se cierra recién cuando se ingresa el saldo del extracto y se procesan las transacciones.
Las reglas de formato de esa familia de ayuda son las mismas en todas las versiones de país:
- Fechas en formato dd/mm/aaaa.
- Importes con signo: los negativos son salidas y los positivos, entradas.
- Hasta cuatro decimales, con punto como separador decimal.
El nombre exacto de las columnas de la plantilla no está publicado en la ayuda: se ve al descargarla desde la cuenta. Conviene bajarla una vez y dejarla guardada como referencia del despacho.
Probar ExtractPro gratisQuickBooks: un CSV de tres o cuatro columnas
QuickBooks no tiene versión costarricense: se usa la guía global, publicada en inglés, y esa guía define dos formatos posibles. El de tres columnas: «This format has a Date, Description, and Amount column.» El de cuatro: «This format has a Date, Description, Credit, and Debit column.» Sobre la fecha: «Make sure the dates are in one format. We recommend you use: dd/mm/yyyy.» — Fuente: QuickBooks (Intuit), "Format CSV files in Excel to get bank transactions into QuickBooks", quickbooks.intuit.com, consultada el 24/09/2026.
La misma guía suma condiciones que hacen fallar la carga si no se respetan: quitar los ceros y dejar la celda vacía en vez de escribir "0", no poner abreviaturas del día de la semana, que los encabezados digan exactamente "Credit" y "Debit" —no "Credit amount"— y, en Mac, guardar el archivo como CSV en formato Windows. La carga se hace desde el menú de Banca, con la opción de cargar transacciones manualmente, y después se mapean los campos.
El detalle que más trabajo da: el archivo no puede tener más de cuatro columnas. Un Excel de estado de cuenta suele traer más —sucursal, referencia, saldo—, así que hay que recortarlo antes de guardarlo como CSV.
Probar ExtractPro gratisQué conviene llevar del PDF a la planilla
ExtractPro convierte el PDF del estado de cuenta en una planilla con una fila por movimiento —fecha, descripción, importe y saldo en columnas separadas, con los montos como números— y verifica que el saldo inicial más los movimientos dé exactamente el saldo final impreso en el documento.
De ahí en adelante el trabajo es de encaje, y es distinto según el destino: para Alegra, pasar las filas a la plantilla descargada respetando dd/mm/aaaa y el signo; para QuickBooks, quedarse con tres o cuatro columnas, escribir los encabezados tal cual y guardar el archivo como CSV.
Preguntas frecuentes
Lo que se pregunta antes de elegir el formato de salida:
Preguntas frecuentes
¿Alegra acepta cualquier archivo de Excel?
No. Su ayuda lo dice así: "Use siempre la plantilla que le proporciona Alegra. No modifique la estructura de columnas ni el formato del archivo". El formato aceptado es .xlsx y la plantilla se descarga desde el propio sistema.
¿Cuántas columnas admite el CSV de QuickBooks?
Tres o cuatro. La guía oficial describe los dos formatos: "This format has a Date, Description, and Amount column." y "This format has a Date, Description, Credit, and Debit column."
¿Cómo se escriben las fechas?
En QuickBooks, la guía recomienda un único formato: "Make sure the dates are in one format. We recommend you use: dd/mm/yyyy." En Alegra, las reglas de su ayuda fijan dd/mm/aaaa.
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